Schlichtungsordnung

§ X – Der Schlichtungsausschuss

1. Bildung und Zusammensetzung

Die Satzung des Vereins regelt, dass ein besonderer Schlichtungsausschuss durch die Mitgliederversammlung zu wählen ist.
Ziel ist die Wahrung der Objektivität bei Streitigkeiten zwischen Vereinsmitgliedern und dem Verein.

• Der Ausschuss besteht aus mindestens drei, höchstens fünf Mitgliedern.
• Aus ihrer Mitte wird ein Vorsitzender gewählt.
• Der Vorsitzende bestimmt einen Schriftführer.

Die Schlichtungsordnung regelt das Verfahren zur außergerichtlichen Beilegung vereinsinterner Konflikte.

§ X – Ziel des Schlichtungsverfahrens

Schlichtungsordnung

1. Antrag auf Schlichtung

Der Antrag auf Einleitung eines Schlichtungsverfahrens ist schriftlich an den Vorsitzenden des Schlichtungsausschusses zu richten.
Ist dessen Anschrift nicht bekannt, kann der Antrag alternativ an den 1. Vorsitzenden des Vereins gerichtet werden. Dieser leitet den Antrag unverzüglich an den Vorsitzenden des Schlichtungsausschusses weiter.

Der Antrag muss enthalten:

• eine schriftliche Begründung des Schlichtungsbegehrens,
• ggf. relevante Unterlagen oder Nachweise, die für das Verfahren von Bedeutung sind.

2. Beteiligung der gegnerischen Partei

Der Vorsitzende des Schlichtungsausschusses leitet die Unterlagen per Post mit Zustellungsnachweis in Kopie an die gegnerische Partei weiter.
Diese erhält die Gelegenheit, innerhalb einer Frist von drei Wochen ab Zustellung eine schriftliche Stellungnahme einzureichen.
In der Fristsetzung ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass die Stellungnahme spätestens zum festgelegten Termin beim Vorsitzenden eingegangen sein muss.

3. Prüfung des Sachverhalts

Nach Eingang der Stellungnahme prüft der Schlichtungsausschuss den Gesamt-Sachverhalt unter Berücksichtigung der divergierenden Darstellungen beider Parteien.
Ergeben sich daraus Unklarheiten oder Widersprüche, kann es erforderlich sein, Zeugen beider Parteien zur Klärung des Sachverhalts zu laden.

4. Anberaumung einer Schlichtungsverhandlung

Zur Durchführung der Schlichtungsverhandlung wird ein gemeinsamer Termin festgesetzt.
Die Einladung erfolgt postalisch, ggf. auch an beauftragte Rechtsvertreter. Die Einladung enthält:

• Datum und Uhrzeit der Verhandlung
• genaue Bezeichnung des Verhandlungsortes und Raumes
• ggf. Anfahrtsbeschreibung und Hinweise zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
• den Hinweis:

„Sofern durch eine von Ihnen für das Verfahren bevollmächtigte Person eine Frist oder ein Termin versäumt wird, so wird deren Versäumnis Ihnen zugerechnet.“

Die Einladungsfrist beträgt zwei Wochen.
Auch die Mitglieder des Schlichtungsausschusses werden innerhalb dieser Frist eingeladen und erhalten sämtliche für die Beratung erforderlichen Unterlagen.

5. Ablauf der Schlichtungsverhandlung

Zu Beginn der Verhandlung:

• bestimmt der Vorsitzende eine/n Protokollführer/in aus dem Kreis des Ausschusses,
• stellt er fest, dass alle Einladungen fristgerecht erfolgt sind,
• verweist er auf die bekannten Sachverhalte.

Auf Wunsch werden diese nochmals vollständig dargelegt. Danach erhalten die Parteien bzw. deren Vertreter Gelegenheit zur Stellungnahme. Der Vorsitzende bittet um Vorschläge, wie eine Annäherung an die Positionen der Gegenseite möglich wäre.

Zeigt sich eine einvernehmliche Lösung, ist diese anzustreben.
Führt die Verhandlung nicht zur Einigung, kann eine Zeugenvernehmung zur weiteren Klärung beitragen.

Nach der Vernehmung werden die Parteien erneut zur Stellungnahme unter Berücksichtigung der Zeugenaussagen aufgefordert.

Kommt es nun zu einer Einigung, wird diese festgehalten. Ist auch weiterhin keine Annäherung erkennbar, stellt der Vorsitzende das formale Scheitern der Schlichtung fest.

Hinweis: Diese Feststellung darf keinerlei wertende Aussage zugunsten einer Partei enthalten.

6. Protokoll

Das Protokoll enthält:

• Namen der Beteiligten
• Erklärungen und Stellungnahmen
• eventuelle Absprachen zur Konfliktlösung

Es kann im Einvernehmen beider Parteien direkt unterzeichnet werden. Anderenfalls ist das Protokoll binnen 10 Tagen nach der Verhandlung zur Unterschrift zuzusenden.
Erfolgt keine Rücksendung, gilt das Schlichtungsverfahren als gescheitert.

7. Kosten

Für das vereinsinterne Schlichtungsverfahren werden keine Kosten erhoben, außer die Erstattung tatsächlich angefallener Auslagen (z. B. Porto, Raummiete, Kopien).

Hinweis:
Die vorstehende Schlichtungsordnung sowie die Beitragsordnung und Regelungen zur Ableistung der Arbeitsstunden wurden auf der Jahreshauptversammlung am 01.04.2009 beschlossen.
Die Gartenordnung wurde im Zuge dessen neu gefasst bzw. ergänzt