Regulamin postępowania pojednawczego

§ X – Komisja rozjemcza

1. Powołanie i skład
   Statut stowarzyszenia przewiduje, że specjalna komisja rozjemcza jest wybierana przez walne zgromadzenie członków.
   Celem jest zapewnienie obiektywizmu w sporach między członkami a stowarzyszeniem.

Komisja składa się z co najmniej trzech, a maksymalnie pięciu członków.
Spośród nich wybierany jest przewodniczący.
Przewodniczący wyznacza protokolanta.
Regulamin rozjemczy określa procedurę pozasądowego rozwiązywania konfliktów wewnętrznych.

§ X – Cel postępowania rozjemczego

Regulamin komisji rozjemczej

1. Wniosek o rozjemstwo
   Wniosek o rozpoczęcie postępowania składa się na piśmie do przewodniczącego komisji.
   Jeśli adres nie jest znany, można skierować wniosek do prezesa zarządu, który niezwłocznie przekazuje go dalej.

Wniosek powinien zawierać:

• pisemne uzasadnienie,

• ewentualnie dokumenty lub dowody istotne dla sprawy.

• Udział strony przeciwnej
  Przewodniczący przesyła kopie dokumentów listem poleconym do strony przeciwnej.
  Strona ta ma trzy tygodnie od daty doręczenia na przedstawienie pisemnego stanowiska.
  W piśmie należy wskazać, że odpowiedź musi wpłynąć najpóźniej w wyznaczonym terminie.

• Analiza sprawy
  Po otrzymaniu odpowiedzi komisja analizuje sprawę, uwzględniając stanowiska obu stron.
  W razie niejasności mogą zostać wezwani świadkowie obu stron.

• Termin rozprawy
  Wyznaczany jest wspólny termin spotkania.
  Zaproszenia wysyłane są pocztą, także pełnomocnikom. Zaproszenie zawiera:

• datę i godzinę

• dokładny adres i salę

• opis dojazdu/komunikacji

• uwagę:
  "Jeśli pełnomocnik nie dotrzyma terminu, uznaje się to za Państwa niedopełnienie."

Zaproszenia wysyłane są z dwutygodniowym wyprzedzeniem wraz z dokumentacją.

5. Przebieg posiedzenia
   Na początku:

6. przewodniczący wyznacza protokolanta,

7. sprawdza prawidłowość zawiadomień,

8. przedstawia stan faktyczny.
   Następnie strony mogą się wypowiedzieć.
   Przewodniczący pyta o możliwe sposoby zbliżenia stanowisk.

W przypadku porozumienia zostaje ono zapisane.
Jeśli nie — możliwe jest przesłuchanie świadków. Potem strony mają szansę odnieść się do zeznań.
W przypadku braku porozumienia komisja formalnie stwierdza niepowodzenie postępowania — bez oceniania stron.

6. Protokół
   Protokół zawiera:

7. imiona i nazwiska stron

8. oświadczenia i stanowiska

9. ewentualne ustalenia
   Może być podpisany bezpośrednio. W przeciwnym razie wysyła się go w ciągu 10 dni. Brak odpowiedzi oznacza zakończenie postępowania bez porozumienia.

7. Koszty
   Postępowanie jest bezpłatne z wyjątkiem zwrotu rzeczywistych kosztów (np. poczta, wynajem sali, kserokopie).

Uwaga: Niniejszy regulamin, regulamin składek i godziny pracy zostały uchwalone na walnym zgromadzeniu w dniu 01.04.2009.
Regulamin ogrodowy został również zaktualizowany lub uzupełniony.