Reglement voor geschillenbeslechting

§ X – De Geschillencommissie

1. Samenstelling en oprichting
   De statuten van de vereniging bepalen dat er een bijzondere geschillencommissie wordt gekozen door de algemene ledenvergadering.
   Het doel is het waarborgen van objectiviteit bij geschillen tussen leden en de vereniging.

De commissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden.
Uit hun midden wordt een voorzitter gekozen.
De voorzitter benoemt een secretaris.
Het reglement van de commissie bepaalt de procedure voor buitengerechtelijke geschillenbeslechting binnen de vereniging.

§ X – Doel van de geschillenprocedure

Reglement Geschillencommissie

1. Aanvraag van geschilbeslechting
   De aanvraag voor geschilbeslechting moet schriftelijk worden gericht aan de voorzitter van de geschillencommissie.
   Indien het adres onbekend is, mag het verzoek ook worden gericht aan de eerste voorzitter van de vereniging. Deze stuurt het verzoek direct door naar de voorzitter van de geschillencommissie.

De aanvraag moet bevatten:

• een schriftelijke motivatie van het verzoek,

• eventueel relevante documenten of bewijsmateriaal.

• Betrokkenheid van de wederpartij
  De voorzitter stuurt de stukken met bewijs van verzending per post naar de tegenpartij.
  Deze heeft drie weken na ontvangst de tijd om schriftelijk te reageren.
  In de termijnbrief wordt uitdrukkelijk vermeld dat de reactie uiterlijk op de genoemde datum bij de voorzitter binnen moet zijn.

• Feitenonderzoek
  Na ontvangst van de verklaring onderzoekt de commissie de situatie op basis van de verklaringen van beide partijen.
  Bij onduidelijkheden of tegenstrijdigheden kunnen getuigen worden gehoord.

• Zitting van de commissie
  Een zittingsdatum wordt vastgesteld.
  De uitnodiging gebeurt schriftelijk, eventueel ook aan gemachtigde vertegenwoordigers, en bevat:

• datum en tijd

• plaats en ruimte

• routebeschrijving/openbaar vervoer

• de opmerking:
  "Als een door u gemachtigde persoon een termijn mist, wordt dat als uw verzuim aangerekend."

Uitnodigingen worden twee weken van tevoren verzonden, inclusief alle relevante documenten.

5. Verloop van de zitting
   Bij aanvang:

6. benoemt de voorzitter een notulist,

7. controleert de voorzitter of uitnodigingen tijdig zijn verstuurd,

8. presenteert het bekende feitenrelaas.
   Daarna krijgen partijen het woord. Vervolgens wordt naar oplossingen gezocht.

Indien mogelijk wordt naar een overeenkomst toegewerkt.
Als dit niet lukt, kunnen getuigen worden gehoord. Daarna krijgen partijen nogmaals gelegenheid tot reactie.
Bij een akkoord wordt dit schriftelijk vastgelegd. Zo niet, dan wordt het mislukken formeel vastgesteld – zonder oordeel over de schuldvraag.

6. Verslag
   Het verslag bevat:

7. namen van de betrokkenen

8. verklaringen en voorstellen

9. eventuele afspraken
   Bij ondertekening is de zaak gesloten. Anders wordt het verslag binnen 10 dagen per post verstuurd. Geen reactie geldt als mislukking.

7. Kosten
   Er worden geen kosten in rekening gebracht, met uitzondering van gemaakte onkosten (bijv. portokosten, huur, kopieën).

Opmerking: Dit reglement, de contributieregeling en regels voor werkuren zijn vastgesteld op de ledenvergadering van 01.04.2009.
De tuinregels zijn toen ook herzien of aangevuld.